In Vereinen sind zahlreiche helfende Hände tätig – und nicht nur rein ehrenamtlich. Viele erhalten steuerfreie Aufwandsentschädigungen in Form der Übungsleiter- oder Ehrenamtspauschale. Da hier einige Voraussetzungen zu beachten sind, sollte das im Rahmen einer Ehrenamtsvereinbarung geregelt werden. Deren Erforderlichkeit ergibt sich auch aus anderen Gründen. Denken Sie nur an die Themen „Rückspende“ oder „Haftungsprivilegierung aus § 31a BGB bzw. § 31b BGB“. Worauf Sie bei der Gestaltung einer Ehrenamtsvereinbarung achten sollten, zeigen wir Ihnen.

Warum eine Ehrenamtsvereinbarung erforderlich ist

Der Gesetzgeber sieht eine schriftliche Vereinbarung nicht vor, wenn ein Verein einem Übungsleiter oder Ehrenamtler die steuerfreien Pauschalen nach § 3 Nr. 26 bzw. § 3 Nr. 26a EStG zukommen lassen möchte. Aus anderen Gesichtspunkten ist sie sehr wohl aber erforderlich.

Haftungsprivilegierung nach §§ 31a, 31b BGB
Organmitglieder, besondere Vertreter oder auch Vereinsmitglieder, die unentgeltlich tätig sind oder eine Vergütung von nicht mehr als 840 Euro erhalten, haften dem Verein für einen bei der Wahrnehmung ihrer Pflichten verursachten Schaden nur bei Vorliegen von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit (§§ 31a Abs. 1, 31b Abs. 1 BGB). Werden diese Personen durch einen Dritten in Anspruch genommen, haben sie gegenüber dem Verein einen Freistellungsanspruch (§§ 31a Abs. 2, 31b Abs. 2 BGB). Das betrifft aber nur den ehrenamtlichen Tätigkeitsbereich.

Auch wenn dieselbe Person teils ehrenamtlich und teils entgeltlich für den Verein tätig ist, bleibt die ehrenamtliche Tätigkeit privilegiert, für die eine geringere Vergütung gezahlt wird. Das gilt auch, wenn die dadurch insgesamt bezogene Vergütung 840 Euro übersteigt. Hier kommt es entscheidend auf die Abgrenzung der ehrenamtlichen von den nicht-ehrenamtlichen Tätigkeitsbereichen an; insbesondere dann, wenn die Tätigkeiten grob dasselbe Aufgabenfeld betreffen.

Beispiel
Wenn ein Sportverein seinen Platzwart teils ehrenamtlich (über eine Ehrenamtspauschale) und teils gegen Vergütung beschäftigt und es zu einem Schadensfall kommt, kann der Verein sich nicht darauf berufen, dass die Haftungsprivilegierung des § 31b Abs. 2 BGB nicht greift, weil der Platzwart eine Vergütung erhalten hat. Das ist insbesondere dann nicht möglich, wenn die Abgrenzung zwischen diesen Tätigkeiten durch den Verein nicht klar geregelt worden war (so LG Osnabrück, Urteil vom 05.12.2018, Az. 3 O 1628/18).

Das LG Osnabrück wies in der Entscheidung auf Folgendes hin: Ist die Unklarheit in der Abgrenzung darauf zurückzuführen, dass ein Verein ein Mitglied zugleich mit ehrenamtlichen und nichtehrenamtlichen Aufgaben betraut, ohne diese sauber voneinander abzugrenzen, kann sich dies nach dem Grundsatz von Treu und Glauben (§ 242 BGB) nicht in Zweifelsfällen zulasten des (auch) ehrenamtlich Tätigen auswirken.

Wichtig
Allein daraus wird die Erforderlichkeit einer Ehrenamtsvereinbarung deutlich, in der die Tätigkeitsbereiche klar geregelt sind.

Rückspende nach § 10b Abs. 3 ES tG
Ehrenamtliche Mitarbeiter können auf die Auszahlung der Übungsleiter- bzw. Ehrenamtspauschale verzichten und eine Spendenquittung erhalten. Es handelt sich dann um eine „abgekürzte Geldspende“. Hier sieht aber das Gesetz vor, dass ein Sonderausgabenabzug (der Spende) nur dann möglich ist, wenn ein Anspruch auf Vergütung durch Vertrag eingeräumt und auf die Erstattung verzichtet worden ist (§ 10b Abs. 3 S. 5 EStG).

PRAXISTIPP
Die Ehrenamtsvereinbarung stellt damit einen Nachweis dar, dass ein Anspruch bestand und auf die Auszahlung verzichtet werden konnte. Weiter sieht § 10b Abs. 3 S. 6 EStG vor, dass der Anspruch nicht unter der Bedingung des Verzichts eingeräumt worden sein darf. Es darf also niemals in der Ehrenamtsvereinbarung der Zusatz aufgenommen werden, dass der Vertragspartner „schon jetzt auf die Auszahlung verzichtet“. Das würde eine Spendenhaftung nach sich ziehen.

Das sollte eine Ehrenamtsvereinbarung unbedingt regeln

Um im Streitfall darlegen zu können, dass die Voraussetzungen für die Gewährung der Aufwandsentschädigungen gegeben waren, sollten diese auch direkt in der Vereinbarung festgehalten werden. Dies betrifft vor allem die Punkte

• privilegierter Auftraggeber,
• begünstigte Tätigkeit und
• Nebenberuflichkeit.

Das Kriterium „privilegierter Auftraggeber“
Sowohl die Tätigkeit nach § 3 Nr. 26 EStG als auch nach § 3 Nr. 26a EStG kann nur im Dienst oder im Auftrag einer juristischen Person des öffentlichen Rechts, die in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union, in einem Staat, auf den das Abkommen über den Europäischen Wirtschaftsraum Anwendung findet, oder in der Schweiz belegen ist, oder einer unter § 5 Abs. 1 Nr. 9 KStG fallenden Einrichtung zur Förderung gemeinnütziger, mildtätiger und kirchlicher Zwecke (§§ 52 bis 54 AO).

Begünstigt sind daher steuerbegünstigte Vereine; nicht hingegen Berufs- oder Wirtschaftsverbände (FG Sachsen-Anhalt, Urteil vom 20.08.2002, Az. 1 K 145/02).

Das Kriterium „begünstigte Tätigkeiten“
Für den Bereich der „Übungsleiterpauschale“ nach § 3 Nr. 26 EStG sieht das Gesetz drei alternative Betätigungsformen vor, nämlich die nebenberuflichen Tätigkeiten

1. als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer oder vergleichbare nebenberufliche Tätigkeit,
2. im Rahmen einer künstlerischen Betätigung oder
3. im Bereich der Pflege alter, kranker Menschen oder Menschen mit Behinderungen.

PRAXISTIPP
Bei der Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG) sind derartige inhaltliche Vorgaben nicht zu beachten.

Wichtig
Beiden Steuerfreibeträgen ist gemeinsam, dass sie nur im Bereich des ideellen Bereichs und des Zweckbetriebs (§§ 65 bis 68 AO), nicht jedoch im Bereich des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs genutzt werden können (R 3.26 Abs. 5 zu § 3 Nr. 26 EStG). Die Lohnsteuerrichtlinien (R 3.26 Abs. 7 zu § 3 Nr. 26 EStG) sehen hier für den Bereich der gemischten Tätigkeiten vor, dass die Freibeträge nur für den entsprechend begünstigten Anteil gewährt werden können.

Auch für den Bereich der Sozialversicherung besteht nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung eine Beitragsfreiheit für die Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale. Die Nebenberuflichkeit im Sinne des § 3 Nr. 26 S. 1 EStG ist hier nach steuerrechtlichen Maßstäben zu beurteilen (BSG, Urteil vom 21.07.2021, Az. B 14 AS 29/20 R).

Wichtig
Achten Sie darauf, dass bei Zahlungen an den Vorstand die Satzung des Vereins dies überhaupt vorsieht. Hier ergibt sich das Satzungserfordernis aus §§ 27 Abs. 3 S. 2, 40 BGB, wonach die Mitglieder des Vorstands unentgeltlich tätig sind. Davon erfasst ist auch die „Ehrenamtspauschale“ (BMF, Schreiben vom 21.11.2014, Az. IV C 4 – S 2121/07/0010 :032).

Satzungs-Musterformulierung / Vergütung des Vorstands
Den Mitgliedern des Vorstandes kann auf Beschluss der Mitgliederversammlung eine Ehrenamtspauschale im Sinne des § 3 Nr. 26a EStG gewährt werden.

Bei Bereichen der Übungsleiterpauschale sollten Sie in der Ehrenamtsvereinbarung darauf achten, dass der konkrete Bereich angesprochen wird.

Das Kriterium „Nebenberuflichkeit“
Das Einkommensteuergesetz sieht hier die Steuerbefreiung nur für „nebenberufliche“ Tätigkeiten vor. Was das bedeutet, ergibt sich nicht aus dem Gesetz, sondern nur aus Hinweisen der Rechtsprechung und Finanzverwaltung. Der BFH (Urteil vom 30.03.1990, Az. VI R 188/87) sieht eine Tätigkeit als nebenberuflich an, wenn sie nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs in Anspruch nimmt. Die Verwaltung (Bayrisches Landesamt für Steuern, 03/2021, Az. S 2121.2.1-29/34 St36) geht hier pauschalierend von 14 Stunden aus.

Wichtig
Da den Verein hier entsprechende Aufzeichnungspflichten treffen (LSG Sachsen- Anhalt, Urteil vom 13.07.2023, Az. L 3 BA 26/21), sollte der Ehrenamtler in der Vereinbarung auch verpflichtet werden, entsprechende Nachweise zu führen. Da immer auf den jeweiligen Zeitraum abgestellt wird, in dem der Ehrenamtler für Ihren Verein tätig ist, sollte aus der Ehrenamtsvereinbarung hervorgehen, in welchem zeitlichen Einsatz der Ehrenamtler für den Verein tätig war.

PRAXISTIPP 
Dies ist insbesondere bei zeitlichen „Schwankungen“ wichtig, wenn der Ehrenamtler etwa in manchen Monaten stärker im Einsatz ist als in anderen und dadurch die 14-Stunden-Grenze teilweise überschritten wird.

Spezielle Anforderungen
Teilweise ergeben sich aus der Tätigkeit des Ehrenamtlers weitere Anforderungen, die er erfüllen muss. So ist z. B. im Bereich der Betreuung von Kindern und Jugendlichen oder Schutzbefohlenen nachzuweisen, dass keine Personen tätig sind, die rechtskräftig wegen einer Sexualstraftat verurteilt worden sind. Zu diesem Zweck müssen diese ein sog. Erweitertes Führungszeugnis nach § 30a Abs. 1 Bundeszentralregistergesetz (BZRG) vorlegen.

PRAXISTIPP 
Diese Verpflichtung trifft nach § 2a SGB VIII zwar nur die Träger der öffentlichen und freien Jugendhilfe. Trotzdem sollten sich alle Vereine im Rahmen eines Präventionskonzepts ein solches Führungszeugnis vorlegen lassen, wenn der Ehrenamtler Kinder, Jugendliche oder Schutzbefohlene beaufsichtigt, betreut, erzieht oder ausbildet oder einen vergleichbaren Kontakt hat.

Die finanzielle Entschädigung
Die Frage der finanziellen Entschädigung ist ein weiterer wichtiger Bestandteil der Ehrenamtsvereinbarung. Hier können die Beträge nach § 3 Nr. 26 bzw. 26a EStG entweder pauschal gezahlt werden oder nach Stundenaufwand.

PRAXISTIPP 
Sofern der Ehrenamtler in ihrem Verein maximal die Übungsleiterpauschale von 3.000 Euro erhält, entsteht kein Arbeitsverhältnis, sodass hier auch kein Mindestlohnanspruch zu berücksichtigen ist.

Wichtig
Wir empfehlen, den Ehrenamtler darauf hinzuweisen, dass er die Grenzen des § 3 Nr. 26 bzw. 26a EStG nicht überschreitet. Ist Ihnen bekannt, dass der Ehrenamtler Sozialleistungen bezieht, sollten Sie ihn auch darauf hinweisen, dass er die Zahlungen Ihres Vereins dort angibt.

Der Datenschutz
Da Ihr Verein die Daten des Ehrenamtlers verarbeitet (Art. 4 Nr. 7 DSGVO), müssen Sie auch auf seine „Betroffenen-Rechte“ hinweisen. Da die Datenschutz-Grundverordnung in Art. 13 Abs. 1 DSGVO vorsieht, dass die Informationen „zum Zeitpunkt der Erhebung“ gegeben werden müssen, bietet es sich an, dies hier direkt in der Vereinbarung vorzusehen.

PRAXISTIPP
Hier kann der Punkt des Datenschutzes mit einer Verschwiegenheitsverpflichtung verbunden werden.

Haftung und Versicherungsschutz
Auch ehrenamtlich tätige Personen können einen Schaden verursachen oder sich selbst verletzen. Sofern eine Vereinsmitgliedschaft besteht, greift hinsichtlich der Haftungsprivilegierung § 31b BGB. Um hier auch ehrenamtlich Tätige zu schützen, die nicht Vereinsmitglied sind, können diese Regelungen auch in der Ehrenamtsvereinbarung aufgenommen werden.

PRAXISTIPP 
Da § 31b BGB die Haftungsprivilegierung nur vorsieht, wenn das Vereinsmitglied unentgeltlich tätig ist oder maximal 840 Euro erhält, kann im Rahmen der Ehrenamtsvereinbarung der Anwendungsbereich dahingehend weiter gefasst werden, dass der Ehrenamtler hier bis zu 3.000 Euro erhalten kann und gleichwohl bei der Haftung privilegiert ist. Gleichzeitig können hier auch Hinweise bezüglich des Versicherungsschutzes aufgenommen werden, da die gesetzliche Unfallversicherung bei einer ehrenamtlichen Tätigkeit nicht greift.

FAZIT 
Mit einer Ehrenamtsvereinbarung schaffen Sie für beide Seite Rechtssicherheit; dies sowohl aus steuer- als auch sozialversicherungsrechtlicher Sicht. Im Schadensfall können Sie auch den Verein unter Umständen vor einer Inanspruchnahme des Ehrenamtlers bewahren, wenn nicht der „begünstigte“ Bereich von dem Schadensfall tangiert ist.

Ihr Team Steuerberatung Sachse

Quelle: IWW VBM Vereinsbrief 01-2024